O e-mail é uma praga, como todos já percebemos. As caixas de entrada são já um dos círculos do inferno e é impossível gerir as centenas de e-mails que recebemos por dia.
O que fazer, então?
Um dia destes, hei-de vos dar algumas dicas para domar a fera, mas, para já, fiquemos com três formas alternativas de comunicar com colegas e, se for possível, com clientes. Assim, diminuimos o número de e-mails e o tempo que passamos a olhar para a terrível caixa de entrada. Já é um primeiro passo.
1. Usar um sistema de comunicação interna (ex.: Slack)
O Slack permite organizar as comunicações na empresa, com canais públicos sobre determinados assuntos, chats privados para comunicações a dois e até salas de reunião privadas — tudo virtualmente, claro está.
Há muitos sistemas semelhantes. Se vos trago este em particular, é apenas porque está muito bem-feito, é agradável de usar, deixa-nos brincar um pouco ao longo do dia — e é o sistema que, aqui na Eurologos, usamos para comunicar entre os escritórios de Lisboa e do Porto.
(Outra óptima opção é o Asana, um sistema que gere comunicações e calendários.)
2. Usar o telefone de vez em quando
O e-mail é muito mais eficiente, é verdade: não interrompe, pode servir de lembrete, deixa um registo que permite ver o que de facto foi dito.
Mas, se virmos bem, em certas situações, o telefone é muito mais eficiente: evita conflitos e mal-entendidos.
Por isso, se estiver a bater com a cabeça nas paredes para se fazer compreender por alguém que parece não estar a ver o que lhe quer dizer, telefone. É mais simples.
(Ou então, bata à porta do gabinete. Em vez de conflitos, ainda acaba a tomar chá.)
3. Partilhar documentos acessíveis a todos
Em vez de estarmos a mandar documentos para lá e para cá com notas e acrescentos, o que leva a que, a certa altura, já ninguém saiba qual é a versão final, o melhor será usar uma forma de partilhar o documento online.
Exemplos?
Aqui na empresa, usamos o OneDrive da Microsoft, mas também uso, pessoalmente, o Google Drive. Hoje em dia, até a Dropbox já permite editar os documentos em conjunto (ou, pelo menos, comentá-los).
Extra: Usar o Doodle para marcar reuniões
Um extra: se quiserem marcar uma reunião, que tal usar o Doodle, que permite acertar de forma fácil e centralizada quais as horas a que todos estão disponíveis?
Experimentem: é gratuito e vai evitar dezenas de frustrantes e-mails para trás e para a frente até todos perceberem que não há forma de acertar uma hora em que todos possam. Porquê? Porque estão todos demasiado ocupados a responder a e-mails.
